Zadzwoń do nas (+48) 781 006 800 lub napisz: kontakt@whitecom.com.pl

Szukasz szkolenia?

Kierownik projektu

Najbliższe szkolenia

Obecnie znajdujesz się w:

Stopka

Aktualności

Informacje o firmie

Jesteśmy firmą koncentrującą się na specyficznych potrzebach naszych klientów. Naszym priorytetem jest wybór jak najlepszych rozwiązań zapewniających podniesienie efektywności działania organizacji klienta.

Firma WHITECOM Sp. z o. o. korzysta z Tarczy Finansowej Polskiego Funduszu Rozwoju 2.0.

Więcej informacji

Aktualności

Systemy PPM na miarę potrzeb (i możliwości)

2013-04-25

Czy potrzebujemy systemu PPM?

Wiele dynamicznie rozwijających się organizacji w pewnym momencie swojego istnienia zaczyna uświadamiać sobie potrzebę traktowania realizowanych przez siebie projektów jako portfela. Celem wdrożenia podejścia portfelowego...

jest przede wszystkim bardziej efektywne dążenie do strategicznych celów postawionych przed organizacją, poprzez wydawanie ograniczonych zasobów ludzkich i finansowych tylko na te przedsięwzięcia, które są maksymalnie spójne z ową strategią. Nierzadko organizacje podejmują się też realizacji programów składających się z wielu projektów, których struktura wymyka się określonym wcześniej schematom i regułom. W obu przypadkach, aby osiągnąć odpowiednie rezultaty, konieczne jest wdrożenie adekwatnego do potrzeb wsparcia narzędziowego.

Co wybrać?

Rynek narzędzi wspierających proces zarządzania portfelem projektów zdominowany jest przez kilka sprawdzonych rozwiązań, a jeśli liczyć rozwiązania webowe, to nawet kilkanaście. Czy jednak każdą organizację stać na to, aby wydać setki tysięcy złotych na wdrożenie idealnego systemu? Często bywa tak, że potrzebne jest rozwiązanie prostsze niż najmniej skomplikowany na rynku system klasy PPM (Project and Portfolio Management), czy to ze względu na skalę zastosowania (niewielka organizacja i kilka projektów, program projektów wewnątrz organizacji), czy też z powodu wciąż niskiego poziomu dojrzałości projektowej organizacji (konieczność wypracowania odpowiednich procesów, wdrożenie metodyki, zdefiniowanie potrzeb dostępu do informacji).

Od czego zacząć?

Pierwszym krokiem do wdrożenia zarządzania portfelem projektów w organizacji jest stworzenie listy projektów w programie Microsoft Excel, bądź innym arkuszu kalkulacyjnym. W trakcie tworzenia pliku organizacja sama przed sobą przyznaje się, jakie przedsięwzięcia realizuje. Taka lista zawiera nazwy projektów, przypisanych do nich kierowników, ramy czasowe każdego z przedsięwzięć, ich budżet, a także krótki opis. Z czasem plik się rozrasta, dochodzą do niego nowe zakładki, więcej czasu zajmuje jego utrzymanie, ale zwiększają się też jego możliwości, dzięki którym menadżer portfela może szybciej odpowiedzieć na pytania Zarządu.

Na potrzeby zbierania informacji o kilku, czy kilkunastu projektach, plik Excela, tym bardziej dopracowany i bardzo zautomatyzowany, jest rozwiązaniem bardzo tanim i skutecznym, a innymi słowy – optymalnie dopasowanym do zadania, jakie przed nim stoi. Menadżer portfela, czy szef programu, może szybko zebrać potrzebne informacje od podlegających projektów drogą telefoniczną bądź e-mailową, zwykle w ramach cyklicznego raportowania. Kluczowy przy decydowaniu się na takie rozwiązanie jest rozmiar portfela, oraz poziom skomplikowania raportowania z projektów i do Zarządu.

Raporty u krawca

W chwili, gdy organizacja uruchamia duże i czasochłonne przedsięwzięcie, wymagające regularnego i szczegółowego raportowania, a kupowanie gotowego systemu klasy PPM jest albo zbyt kosztowne, albo system nie znalazłby zastosowania w organizacji po zrealizowaniu przedsięwzięcia, w grę zaczynają wchodzić rozwiązania hybrydowe, łączące cechy prostych, excelowych arkuszy, oraz systemów do zarządzania projektami. Chodzi o stworzenie narzędzia dedykowanego raportowaniu dużego projektu, programu, czy wręcz portfela projektów, o funkcjonalności wyższej niż pojedynczy arkusz kalkulacyjny, ale wciąż relatywnie łatwo modyfikowalnego i nie wymagającego dużego nakładu pracy przy codziennej obsłudze.

Dla przykładu, możliwe byłoby zamówienie u programisty rozwiązania opartego o zestaw Microsoft Excel i Microsoft Project, które – poprzez makra napisane w języku Visual Basic – umożliwiałoby przetwarzanie raportów, nadesłanych (przez poszczególnych kierowników projektów) w konkretnym, ustandaryzowanym formacie, i szybkie aktualizowanie informacji po stronie biura projektów, czy biura wsparcia projektu/programu. Taki system nie tylko przechowywałby wartości bazowe czy rzeczywiste wszystkich parametrów projektów, umożliwiając precyzyjne śledzenie postępów, ale także mógłby wykorzystywać zalety dynamicznego harmonogramu, cyklicznie aktualizowanego w ramach raportowania, a nawet generowania gotowych do prezentacji raportów.

Główna zaleta takiego rozwiązania, czyli pełne dostosowanie się do wymagań organizacji, jest jednocześnie jego największym ograniczeniem. Jeśli nagle nastąpiłaby potrzeba prezentowania innych danych w automatycznych raportach, bądź kompletnej przebudowy arkuszy do raportowania, to konieczne byłoby wykupywanie dalszych dniówek u dostawcy, co mogłoby w dłuższym terminie radykalnie zwiększyć początkowe koszty narzędzia.

Raportowanie – poziom ekspercki

Duże organizacje, które realizują w jednym momencie więcej niż kilkanaście projektów, dość szybko dochodzą do momentu, w którym staje się jasne, że arkusz kalkulacyjny nie jest dla nich rozwiązaniem docelowym: dostarcza zbyt mało informacji, zbyt pracochłonne jest utrzymanie odpowiedniej jakości danych, trudno jest też zapewnić dostęp do informacji wszystkim zainteresowanym. Wówczas należy zastanowić się nad rozwiązaniem dedykowanym – systemem klasy PPM.

Czy warto?

Dedykowany do zarządzania projektem i portfelem projektów system to narzędzie, które jest inwestycją na wiele lat, ale może zwrócić się bardzo szybko, ze względu na wielką liczbę usprawnień w procesie zarządzania projektami i portfelem projektów, jaką może przynieść jego wdrożenie. System taki jak Microsoft Project Server, w połączeniu z Microsoft SharePoint, zapewni nie tylko wirtualne miejsce pracy dla zespołów projektowych, ale będzie działać też jako zintegrowane narzędzie do raportowania tak poszczególnych projektów, jak i całego portfela na poziom Zarządu, wspierając procesy decyzyjne swoimi rozbudowanymi funkcjami analiz portfelowych. Z racji tego, że systemy klasy PPM są z reguły dostarczane jako „zestaw klocków”, to od organizacji zależy, co z nich zbuduje. Współczesne systemy do zarządzania portfelem projektów umożliwiają wprowadzanie bardzo szerokich zmian w wielu aspektach bez ingerencji dostawcy (a więc bez dodatkowych kosztów), czyli możliwe jest np. zredefiniowanie cyklu życia projektu wraz ze zdarzeniami, jakie będą miały miejsce po stronie systemu, przebudowanie raportów, aby wyświetlały tylko te dane, które są w danym momencie istotne (i w takiej formie, w jakiej chcemy je widzieć), ale także zakładanie programów projektów, czy pomniejszych portfeli w ramach głównego portfela organizacji, aby zoptymalizować zarządzanie.

Zaawansowane rozwiązania

Systemy klasy PPM są rozwiązaniami dla organizacji, które świadomie wchodzą w tematykę zarządzania portfelem projektów, gdyż wdrożenie takiego narzędzia, aż do osiągnięcia pełnej funkcjonalności może potrwać nawet kilka miesięcy. Raczej nie stosuje się takiego oprogramowania, aby usprawnić raportowanie przedsięwzięcia, które ma skończyć się za rok albo dwa lata, gdyż korzyści względem prostszych rozwiązań – choć bardzo duże – będą widoczne dopiero na poziomie strategicznym, czyli kilku lat.

Czym się kierować przy wyborze rozwiązania?

Należy przede wszystkim dopasować rozwiązanie do sytuacji w organizacji. Kiedy wymagane jest szczegółowe i częste raportowanie projektów, może dobrze byłoby zainwestować w droższe rozwiązanie, które ograniczyłoby pracochłonność przygotowywania raportu? Z drugiej strony, drogi system nie rozwiąże sam z siebie wszystkich problemów projektowych organizacji, stąd być może należy opracować coś własnego? W ostateczności zawsze można w kilka dni zbudować Excela…

Adrian Świerczyński

PMI^®, PMP^®, CAPM^®, PMI-ACP^®, PgMP^®, PfMP^®, PMI-RMP^®, PMBOK^® Guide are registered marks of the Project Management Institute, Inc.
PMI^® Registered Education Provider logo is registered mark of the Project Management Institute, Inc.

Czym jesteś zainteresowany?
Email:
Nr tel:
Imię i nazwisko:
Treść wiadomości